Gagner du temps avec Outlook et Microsoft OneNote

Dernière mise à jour : 13/10/2020

Cette formation a pour but de vous montrer comment mieux exploiter Outlook et One not afin de gagner du temps au quotidien.
Objectifs de la formation
  • Adapter précisément Outlook et OneNote à son activité professionnelle
  • Mieux optimiser la gestion des mails pour gagner en efficacité
  • Bien gérer ses contacts, son agenda et ses tâches
  • Savoir centraliser l'ensemble des notes et des projets dans OneNote
  • Mettre en place un travail collaboratif
Description
Comment personnaliser Outlook pour son activité ?
  • Aller directement à l'essentiel sans perdre de temps
  • Que sont le ruban, les affichages et les favoris ?
  • Comment définir des champs, des catégories et des indicateurs ?
  • Utiliser des modèles pour gagner du temps : découvrez les mails types, les phrases automatiques et les blocs de paragraphes.
Traiter efficacement un volume important de mails
  • Alléger sa boîte de réception
  • Découvrir la méthode CAP
  • Connaître et exploiter les indicateurs de suivi
  • Utiliser les outils de recherche
  • Comment créer un fichier de données pour alléger ses boîtes mail ?
  • Comment créer des règles de filtrage ?
  • Comment classer automatiquement les mails ?
  • La force des actions rapides pour les usages quotidiens
  • Transformer facilement un message en rendez-vous ou en tâche
  • Comment récupérer rapidement une information ?
  • Découverte des boutons de vote
La bonne gestion des contacts
  • Créer une liste et catégoriser
  • Qu'est-ce qu'une liste de distribution ?
  • Comment échanger des cartes de visite virtuelles ?
  • L'importation et l'exportation des contacts
  • Créer un publipostage
Organiser et planifier ses activités
  • La création de rendez-vous
  • La planification d'évènements périodiques
  • Comment fixer des couleurs pour visualiser et prioriser ses tâches ?
  • Mieux organiser ses tâches par contexte
  • Définir facilement des échéances
  • L'utilisation des rappels
Centraliser efficacement ses notes et projet dans OneNote
  • Organiser un ou plusieurs blocs-notes
  • Comment saisir et hiérarchiser les notes ?
  • Qu'est-ce qu'une page, une sous-page
  • La notion d'indicateurs
  • Comment insérer les différents types de notes : texte, note manuscrite, diagrammes, images, tableaux, fichiers, pages Web, extraits audio ou vidéo ?
  • Comment accéder à ses notes depuis son PC, son Mac, son smartphone ou sa tablette connectée ?
Mieux organiser le travail collaboratif grâce à Outlook et OneNote
  • Le partage des agendas, des listes de contacts et des blocs-notes
  • L'organisation simple de réunions
  • Déléguer efficacement et mettre en place le suivi des tâches
Public visé
Tout utilisateur d'Outlook et/ou de Notes
Prérequis
Connaître les fonctions de base des logiciels de Microsoft Outlook et/ou OneNotes
Modalités pédagogiques
Notre pédagogie s'appuie sur une alternance de contenus théoriques et d'exercices pratiques en lien avec la situation professionnelle du stagiaire.
Moyens et supports pédagogiques
  • Mise à disposition de supports pédagogiques : mémento sur l'utilisation d'Outlook et de OneNote de Microsoft
  • Etudes de cas concrets
  • Echanges et partages d'expériences professionnelles
Profil du / des Formateur(s)
La formation est assurée par un intervenant expert dans son domaine et possédant un sens pédagogique reconnu.
Modalités d'évaluation et de suivi
Les évaluations des acquis sont réalisées :
  • en cours de formation : QCM, quiz, mises en situation, exercices pratiques ;
  • en fin de formation : évaluation de la satisfaction du stagiaire complétée par l'appréciation du formateur.
Une attestation sera délivrée au stagiaire à l'issue de la formation.

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