
Gagner du temps avec Outlook et Microsoft OneNote
Cette formation a pour but de vous montrer comment mieux exploiter Outlook et One not afin de gagner du temps au quotidien.
Tarif : À partir de 900 € Net de TVA
Durée : 14 heures
Objectifs de la formation
- Adapter précisément Outlook et OneNote à son activité professionnelle
- Mieux optimiser la gestion des mails pour gagner en efficacité
- Bien gérer ses contacts, son agenda et ses tâches
- Savoir centraliser l’ensemble des notes et des projets dans OneNote
- Mettre en place un travail collaboratif
Description de la formation
Comment personnaliser Outlook pour son activité ?
- Aller directement à l’essentiel sans perdre de temps
- Que sont le ruban, les affichages et les favoris ?
- Comment définir des champs, des catégories et des indicateurs ?
- Utiliser des modèles pour gagner du temps : découvrez les mails types, les phrases automatiques et les blocs de paragraphes.
Traiter efficacement un volume important de mails
- Alléger sa boîte de réception
- Découvrir la méthode CAP
- Connaître et exploiter les indicateurs de suivi
- Utiliser les outils de recherche
- Comment créer un fichier de données pour alléger ses boîtes mail ?
- Comment créer des règles de filtrage ?
- Comment classer automatiquement les mails ?
- La force des actions rapides pour les usages quotidiens
- Transformer facilement un message en rendez-vous ou en tâche
- Comment récupérer rapidement une information ?
- Découverte des boutons de vote
La bonne gestion des contacts
- Créer une liste et catégoriser
- Qu’est-ce qu’une liste de distribution ?
- Comment échanger des cartes de visite virtuelles ?
- L’importation et l’exportation des contacts
- Créer un publipostage
Organiser et planifier ses activités
- La création de rendez-vous
- La planification d’évènements périodiques
- Comment fixer des couleurs pour visualiser et prioriser ses tâches ?
- Mieux organiser ses tâches par contexte
- Définir facilement des échéances
- L’utilisation des rappels
Centraliser efficacement ses notes et projet dans OneNote
- Organiser un ou plusieurs blocs-notes
- Comment saisir et hiérarchiser les notes ?
- Qu’est-ce qu’une page, une sous-page
- La notion d’indicateurs
- Comment insérer les différents types de notes : texte, note manuscrite, diagrammes, images, tableaux, fichiers, pages Web, extraits audio ou vidéo ?
- Comment accéder à ses notes depuis son PC, son Mac, son smartphone ou sa tablette connectée ?
Mieux organiser le travail collaboratif grâce à Outlook et OneNote
- Le partage des agendas, des listes de contacts et des blocs-notes
- L’organisation simple de réunions
- Déléguer efficacement et mettre en place le suivi des tâches
Public visé
Tout utilisateur d'Outlook et/ou de Notes
Pré-requis
Connaître les fonctions de base des logiciels de Microsoft Outlook et/ou OneNotes.
Modalités pédagogiques
Notre pédagogie s’appuie sur une alternance de contenus théoriques et d’exercices pratiques en lien avec la situation professionnelle du stagiaire.
Moyens et supports pédagogiques
- Mise à disposition de supports pédagogiques : mémento sur l’utilisation d’Outlook et de OneNote de Microsoft
- Etudes de cas concrets
- Echanges et partages d’expériences professionnelles
Modalités d'évaluation et de suivi
Les évaluations des acquis sont réalisées :
- en cours de formation : QCM, quiz, mises en situation, exercices pratiques ;
- en fin de formation : évaluation de la satisfaction du stagiaire complétée par l’appréciation du formateur.
Une attestation sera délivrée au stagiaire à l’issue de la formation.
Profil du(des) formateur(s)
La formation est assurée par un intervenant expert dans son domaine et possédant un sens pédagogique reconnu.